5 етапів побудови ефективного онлайн-менеджменту [Навіть якщо у вас велика команда]

Компанії, які раніше практикували home office хоча б частково, плюс-мінус впоралися із завданням. Іншим же було дуже складно.

На саміті Лабораторія Онлайн Бізнесу 2019 засновники і керівники компаній зі світовим ім'ям ділилися своїми тонкощами і фішками ведення бізнесу. Зокрема, мова йшла і про організаційні моменти.

На підставі виступів можна виділити 5 ключових етапів, які допоможуть вам організувати віддалений робочий процес:

1. Налагодження та загальні положення

Вся команда повинна користуватися одним набором сервісів і програм. Для цього необхідно дати конкретний список інструментів, які ви будете використовувати (про це поговоримо далі). Ми впевнені, що у вашій команді дуже розумні і самостійні співробітники, але все-таки цей процес краще довірити адміністратору.

За допомогою програми Teamviewer відповідальна людина віддалено підключається до комп'ютера кожного співробітника, встановлює все необхідне і налаштовує. Таким чином у всіх людей буде сформовано єдине робоче середовище і приведене до одного виду.

Це особливо актуально, якщо у вас більше 10 осіб в команді.

2. Організація комунікації

- Календарі

Прописуйте основні події для всієї команди в календарі. І створюйте окремі календарі для кожного відділу. Це допоможе зручно формувати графік підтвердження замовлення і мітингів. Google Calendar має весь функціонал для комфортної роботи в цьому напрямку, включаючи систему оповіщень.

- Групи і чати

Виберіть один пріоритетний месенджер для комунікації команди. Звичайно, Telegram - найзручніший варіант на даний момент. Створіть загальний чат, а також індивідуальні групи для кожного відділу.

- Мітинги

Планерки і "живий" зв'язок - необхідність для команди. Навіть якщо у вас добре організовані і чітко прописані всі процеси. Зараз найкращим варіантом для цього завдання є Zoom.

3. Система зберігання файлів

При віддаленій роботі важливо, щоб нічого не загубилося. Якщо один співробітник використовує Word для розробки текстів та Dropbox для відправки, а інший - абсолютно інші сервіси, рано чи пізно файли почнуть губитися.

Використовуйте сервіси Google. Тут є все необхідне:

- "Документи".
- "Таблиці".
- "Презентації".
- "Форми".
- "Диск".

4. Постановка і контроль завдань

Підтримувати високу продуктивність колективу - одна з головних складнощів при організації віддаленої роботи. Щоб домогтися гарних результатів вам необхідно контролювати конкретні завдання співробітників. Якщо компанія поділена на відділи - делегуйте це керівникам і запитуйте щоденні або щотижневі звіти.

Що використовувати для менеджменту завдань:

- Таблиці та календарі. Це використання підручних засобів. Завдання проставляються вручну, багато часу йде на постановку і моніторинг. Але навіть цей варіант краще, ніж повна відсутність контролю.

- Wunderlist, Todoist. Спеціальні таск-менеджер, які спрощують процеси. Ви додаєте дедлайни, додаткові матеріали, призначаєте кількох виконавців. Кожна програма має свій функціонал. Виберіть те, що більше підходить для вашої команди.

- Worksection, Trello, Bitrix24. Спеціальні інструменти для організації колективної роботи. Дозволяють відслідковувати час, витрачений на виконання завдання, створювати простір для відділів.

"Ми в GeniusMarketing починали з Wunderlist, потім перейшли на Trello. Зараз використовуємо Worksection. Ви зростаєте, тому на різних етапах потрібні різні інструменти. Не варто оплачувати дорогі послуги, якщо у вашій команді 5 осіб. Але і прописувати завдання просто в Telegram теж не потрібно. Виберіть оптимальний варіант", - говорить засновник GeniusMarketing і ідейний натхненник Лабораторії Онлайн Бізнесу Олесь Тимофєєв.

5. Організація роботи з клієнтами

Якщо раніше ви не вели докладний облік клієнтів, зараз - саме час. Впровадити професійні інструменти:

- CRM-система

Статус покупця, всі контактні дані, додаткова інформація. Весь облік ведеться в CRM-системі. Це must have для онлайн-бізнесу. З лідируючих варіантів варто виділити: amoCRM, Bitrix24, Zoho.

- API-телефонія

Погодьтеся, клієнту буде набагато приємніше, якщо він почує в трубці не сигнал, що сповіщає, що ваш менеджер зайнятий, а приємний голос: "Ви подзвонили в "НАЗВА КОМПАНІЇ" і будете підключені до менеджера протягом хвилини. Будь ласка, чекайте на лінії".

28 і 29 серпня в Києві пройде Лабораторія Онлайн Бізнесу 2021. Наймасштабніший в Східній Європі саміт по залученню клієнтів з інтернету повертається.

На сцену вийдуть 29 спікерів. Це засновники і керівники найбільших компаній країни. Директор з розвитку віртуальної ATC Binotel Павло Флейшер увійшов до списку виступаючих. На івент Павло розповість, як саме API-телефонія допоможе вам збільшити конверсію продажів до 60%.

Зараз на офіційному сайті діє акція. Ви можете забрати 2 квитки за ціною 1. Залишилося кілька акційних квитків. Переходьте - gmsummit.me.