5 этапов построения эффективного онлайн-менеджмента (Даже если у вас большая команда)

Компании, которые ранее практиковали home office хотя бы частично, плюс-минус справились с задачей. Другим же было очень сложно. 

На саммите Лаборатория Онлайн Бизнеса 2019 основатели и руководители компаний с мировым именем делились своими тонкостями и фишками ведения бизнеса. В частности, речь шла и об организационных момента. 

На основании выступлений можно выделить 5 ключевых этапов, которые помогут вам организовать удаленный рабочий процесс: 

1. Настройка и общие положения 

Вся команда должна пользоваться одним набором сервисов и программ. Для этого необходимо дать конкретный список инструментов, которые вы будете использовать (об этом поговорим далее). Мы уверены, что в вашей команде очень умные и самостоятельные сотрудники, но все-таки этот процесс лучше доверить администратору. 

С помощью программы Teamviewer ответственный человек удаленно подключается к компьютеру каждого сотрудника, устанавливает все необходимое и настраивает. Таким образом у всех людей будет сформирована единая рабочая среда и приведена к одному виду. 

Это особенно актуально, если у вас больше 10 человек в команде. 

2. Организация коммуникации 

- Календари 

Прописывайте основные события для всей команды в календаре. И создавайте отдельные календари для каждого отдела. Это поможет удобно формировать график созвонов и митингов. Google Calendar имеет весь функционал для комфортной работы в этом направлении, включая систему оповещений. 

- Группы и чаты 

Выберите один приоритетный мессенджер для коммуникации команды. Конечно, Telegram – самый удобный вариант на данный момент. Создайте общий чат, а также индивидуальные группы для каждого отдела. 

- Митинги

Планерки и “живая” связь – необходимость для команды. Даже если у вас хорошо организованы и четко прописаны все процессы. Сейчас лучшим вариантом для этой задачи является Zoom. 

3. Система хранения файлов 

При удаленной работе важно, чтобы ничего не потерялось. Если один сотрудник использует Word для разработки текстов и Dropbox для отправки, а другой – абсолютно другие сервисы, рано или поздно файлы начнут теряться. 

Используйте сервисы Google. Здесь есть все необходимое: 

- “Документы”. 
- “Таблицы”. 
- “Презентации”. 
- “Формы”. 
- “Диск”. 

4. Постановка и контроль задач 

Поддерживать высокую продуктивность коллектива – одна из главных сложностей при организации удаленной работы. Чтобы добиться хороших результатов вам необходимо контролировать конкретные задачи сотрудников. Если компания поделена на отделы – делегируйте это руководителям и запрашивайте ежедневные или еженедельные отчеты. 

Что использовать для менеджмента задач: 

- Таблицы и календари. Это использование подручных средств. Задачи проставляются вручную, много времени уходит на постановку и мониторинг. Но даже этот вариант лучше, чем полное отсутствие контроля. 

- Wunderlist, Todoist. Специальные таск-менеджер, которые упрощают процессы. Вы добавляете дедлайны, дополнительные материалы, назначаете нескольких исполнителей. Каждая программа имеет свой функционал. Выберите то, что больше подходит для вашей команды. 

- Worksection, Trello, Bitrix24. Специальные инструменты для организации коллективной работы. Позволяют отслеживать время, затраченное на выполнение задачи, создавать пространства для отделов. 

“Мы в GeniusMarketing начинали с Wunderlist, потом перешли на Trello. Сейчас используем Worksection. Вы растете, поэтому на разных этапах нужны разные инструменты. Не стоит оплачивать дорогие сервисы, если в вашей команде 5 человек. Но и прописывать задачи просто в Telegram тоже не нужно. Выберите оптимальный вариант”, – говорит основатель GeniusMarketing и идейный вдохновитель Лаборатории Онлайн Бизнеса Олесь Тимофеев.

5. Организация работы с клиентами 

Если раньше вы не вели подробный учет клиентов, сейчас – самое время. Внедрите профессиональные инструменты: 

- CRM-система 

Статус покупателя, все контактные данные, дополнительная информация. Весь учет ведется в CRM-системе. Это must have для онлайн-бизнеса. Из лидирующих вариантов стоит выделить: amoCRM, Bitrix24, Zoho. 

- API-телефония 

Согласитесь, клиенту будет намного приятнее, если он услышит в трубке не сигнал, оповещающий, что ваш менеджер занят, а приятный голос: “Вы позвонили в “НАЗВАНИЕ КОМПАНИИ” и будете подключены к менеджеру в течение минуты. Пожалуйста, ожидайте на линии”. 

28 и 29 августа в Киеве пройдет Лаборатория Онлайн Бизнеса 2021. Самый масштабный в Восточной Европе саммит по привлечению клиентов из интернета возвращается. 

На сцену выйдут 29 спикеров. Это основатели и руководители крупнейших компаний страны. Директор по развитию виртуальной ATC Binotel Павел Флейшер вошел в список выступающих. На ивенте Павел расскажет, как именно API-телефония поможет вам увеличить конверсию продаж до 60%.

Сейчас на официальном сайте действует акция. Вы можете забрать 2 билета по цене 1. Осталось несколько акционных билетов. Переходите – gmsummit.me.